« بررسی سیستم‌های سازمانی با استفاده از تجزیه و تحلیل شب »

بررسی سیستم‌های سازمانی با استفاده از تجزیه و تحلیل شبکه‌های اجتماعی

سی و سومین کنفرانس بین‌المللی علوم سیستم‌ها، هاوایی، نوامبر 2006


دانشکده‌ بازرگانی دانشگاه شمالشرق

چکیده
تاثیر کلیدی سیستم‌های سازمانی و فن‌آوری‌های نوین اطلاعات آن است که آنها پدیدار شدن شکل‌های جدید سازمانی – قالب‌ها یا الگوهای ساختاری ارتباطات و جریان‌های اطلاعاتی سازمان‌ها – را باعث شده‌اند. متعاقباً، تحقیق در مورد سیستم‌های سازمانی می‌تواند برگرفته از شیوه‌هایی باشد که مشخصاً به دنبال تفسیر و سنجش شکل‌ها و ساختارهای سازمانی هستند. این مقاله پیشنهاد می‌نماید که تجزیه و تحلیل شبکه‌ها و ارتباطات اجتماعی ، یک روش بسیار مفید و ارزشمند برای پیکربندی و تشریح اثرات سیستم‌های سازمانی بر این شکل‌ها و ساختارهای است. همچنین در مورد مفهوم نمایش سازمان‌ها به عنوان ساختارهای اجتماعی و این امر که چگونه تجزیه و تحلیل شبکه‌ها روشی مناسب برای انجام این کار است، بحث می‌شود. این مقاله چندین مفهوم را در قبال ارزیابی تاثیر سیستم‌های از منظر شبکه‌ای ارایه کرده و سه مثال را در خصوص استفاده از تجزیه و تحلیل شبکه‌ها برای بررسی تاثیر فن‌آوری اطلاعات مورد ارزیابی قرار می‌دهد.

1. مقدمه
یکی از اثرات کلیدی سیستم‌های سازمانی و فن‌آوری‌های نوین اطلاعاتی آن است که آنها شکل‌های جدید سازمانی را باعث شده‌اند (مانند سازمان‌های علمی متخصص در ارتباطات الکترونیکی و دیگر شکل‌های متغیر سازمانی). مطالعه‌ شکل‌های مختلف سازمانی – قالب‌ها یا ساختارهای ارتباطی و جریان اطلاعات سازمانی – ریشه در مبنای علمی سازمان‌ها دارد و بنابراین بستری مفید است که می‌توان در آن سیستم‌های سازمانی را ارزیابی کرد. متعاقباً، تحقیق در مورد سیستم‌های سازمانی می‌تواند برگرفته از شیوه‌هایی باشد که مشخصاً به دنبال تفسیر و سنجش شکل‌ها و ساختارهای سازمانی هستند. در این مقاله، من تجزیه و تحلیل شبکه‌های اجتماعی را به عنوان روشی بسیار مناسب و مفید برای پیکربندی و تشریح اثرات سیستم‌های سازمانی بر شکل‌ها و ساختارهای سازمانی بیان کرده‌ام.




2. ساختار اجتماعی
مفهوم ساختار اجتماعی دربرگیرنده‌ ابعاد مهمی از نحوه‌ تأثیرگذاری فن‌آوری اطلاعات بر سازمان‌ها است. ساختار اجتماعی به الگوسازی در روابط اجتماعی اطلاق می‌شود. این الگوها آنقدر در طول زمان قدرت می‌گیرند که تصور می‌شود، ساختار هستند. سازمان‌ها را می‌توان متشکل از افرادی دانست که همانند اعضای شبکه‌های اجتماعی با یکدیگر در تعامل هستند و اطلاعات خود را با یکدیگر مبادله می‌کنند. ما ساختار سازمانی را الگویی از پیوندی‌ها و پیوستگی‌های میان اعضای سازمان می‌دانیم. ممکن است این پیوندها منعکس‌کننده‌ یک سازمان رسمی باشند که بر اساس روابط سلسله‌مراتبی شکل گرفته‌اند (کسی به کسی دیگر گزارش می‌دهد)، سازمان غیررسمی که بر اساس ارتباطات و تبادل اطلاعات به صورت غیررسمی تعریف می‌شود (چه کسی با چه کسی ارتباط برقرار می‌نماید) یا روابط اجتماعی (چه کسی، چه کسی را دوست دارد، چه کسی شبیه به چه کسی است و غیره). این الگوها را می‌توان بر اساس مفهوم و محتوایشان طبقه‌بندی کرد مانند یک ساختار غیررسمی که به دنبال ایجاد هماهنگی در قبال انجام وظایف است در برابر یک ساختار سازمانی دیگر که به دنبال مشاوره‌ افراد متخصص و کارشناس است.
با درک سازمان به عنوان شبکه‌ای از عاملان، ساختارها، شکل‌ها و اثرات فن‌آوری، می‌تواند ارتباطات میان این عاملان را تفسیر کرد. این نگرش برای فن‌آوری‌هایی مفید است که مشخصاً در قبال شیوه‌ها و الگوهای تعاملات سازمانی و تبادل اطلاعات طراحی و اجرا شده‌اند مانند پست الکترونیک. مثلاً ارتباطات رایانه‌ای اثرات عمیقی از خود بر جای می‌گذارند و البته ساختار و محتوای پیوندهای ارتباطی را هم توسعه می‌دهند و هم محدود می‌کنند. مثلاً، ارتباطات رایانه‌ای این امکان را به وجود می‌آورند که بدون توجه به زمان و مکان با دیگران ارتباط برقرار کرد و در عین حال همین امر باعث محدود شدن غنای پیام‌های ارتباطی می‌گردند. به همین صورت، ما می‌توانیم بانک‌های اطلاعاتی را به مثابه‌ یک کانال و مجرای ارتباطی میان یک کارشناس و کسانی بدانیم که به دنبال خدمات کارشناسی هستند. بدین ترتیب، ما می‌توانیم ارتباطات رایانه‌ای و تکنولوژیکی را جایگزین ارتباطات و مشاوره‌های رو در رو نماییم و تاثیر آنها بر کیفیت و جریان اطلاعات، نقش‌ها و رفتارها، و ارتباطات سازمانی و اجتماعی اعضای سازمان‌ها را نیز شاهد باشیم.
استفاده از رویکرد ساختار اجتماعی برای تعریف شکل‌های مختلف سازمانی، ما را قادر می‌سازد تا اثرات اجتماعی بر استفاده از فن‌آوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی را مد نظر قرار دهیم. ساختار اجتماعی تحت تأثیر نیازهای ارتباطی سازمان‌ها و محیط کاری آنها نیست بلکه تحت تاثیر بستر و نهادهای اجتماعی است. بستر اجتماعی شامل فرهنگ، توزیع قدرت و ضوابط، عادات، روش‌ها، توقعات و اولویت‌های اجتماعی یک سازمان درباره‌ رابطه‌ حال و گذشته‌ آن است. کلینگ در مورد بستر فن‌آوری‌های ارتباطی در سازمان‌ها می‌گوید:
«شیوه‌های بازسازی روابط اجتماعی (به کمک سیستم‌های رایانه‌ای) به الگوهای از پیش موجود درباره‌ قدرت، تعهد، همکاری و ذهن باز یک سازمان نسبت به تغییر و تحول بستگی دارد.»
ساختار اجتماعی الزاماً برای یک سازمان رسمی تعهدآور نیست و ممکن است در قبال روابط فراسازمانی یا مجموعه‌ای از شرکت‌ها کاربرد داشته باشد که اصطلاحاً شبکه یا سازمان‌های «مجازی» نامیده می‌شوند.


3. تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی
الگوهای تعامل در مورد ساختار اجتماعی را می‌توان به مثابه‌ شبکه‌ای از ارتباطات و روابط دانست. بنابراین، تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی، ابزاری بسیار مفید برای توصیف سازمان‌ها و سنجش اثرات سیستم‌های سازمانی است. بخش اصلی تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی آن است که مردم، احساسات و رفتارها، در وهله‌ اول برگرفته از نگرش افراد نیستند بلکه برگرفته از الگوهای ورابط میان افراد هستند. پارادایم شبکه برای بررسی روابط اجتماعی و سازمانی مبتنی بر فن‌آوری‌های اطلاعاتی مناسب است.
تجزیه و تحلیل شبکه محور حوزه‌ ساختار سازمانی است و شیوه‌ای مناسب برای هدایت گردآوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل گروه‌ها در زمانی است که در طول زمان بر روی الگوهای تعاملی و ارتباطی تمرکز می‌شود. تجزیه و تحلیل شبکه مکمل دیگر شیوه‌ها است. برای تشریح معیارها و ساختارهای برگرفته از تجزیه و تحلیل اطلاعات به اطلاعاتی غنی‌تر نیاز است. تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی باید در قالب پرسش‌نامه‌ای باشد که در میان اعضای یک شبکه منتشر می‌شود تا بتوان به تعریف و معنای بهتری از ساختارهای اجتماعی دست یافت. مثلاً الگوی شناخته شده‌ مدل پذیرش فن‌آوری را در نظر بگیرید که تلاش می‌کند تا مقبولیت فن‌آوری اطلاعات بر مبنای نگرش‌های افراد را توضیح دهد. این امر بدان معنا است که علاوه بر سنجش نگرش‌های فردی، باید میزان ارتباط و تعامل یک نفر با دیگران، جریان کار، ساختار رسمی و روابط دوستانه نیز توجه کرد.
برت دو موضوع اصلی را بیان می‌دارد که تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی به آنها می‌پردازد: مرزها و رفتارها. مرزها به این موضوع اطلاق می‌شود که چگونه افراد بر مبنای الگوها و روابطشان طبقه‌بندی می‌شوند. این امر شاید آشناترین جنبه از ساختار اجتماعی باشد. دو نگرش و روش اصلی در قبال ساختار اجتماعی وجود دار: ارتباطی و موقعیتی. در نگرش ارتباطی، افراد بر مبنای قدرت ارتباطات مستقیم خویش یا دیگران طبقه‌بندی می‌شوند. این امر وحد‌ت هم نامیده می‌شود. مثلاً، گروهی از افراد در قالب یک گروه انسجام می‌یابند که این امر بر مبنای تعامل مستمر و قوی اعضای آن گروه با یکدیگر است. البته آنها با افرادی که خارج از گروهشان هستند، تعامل چندانی ندارند. مرزها از همان ارتباطاتی که شکل گرفته‌اند یا شکل نگرفته‌اند، ظهور می‌کنند. رویکرد وحدت یا ارتباطی از معیارهایی برای سنجش تعامل، قدرت و جریان اطلاعات میان عاملان مختلف بهره می‌برد. این رویکردی مفید برای سنجش اثرات فن‌آوری اطلاعات بر جریان یافتن اطلاعات یا ارایه‌ مشاوره است.
عموماً، رویکرد ارتباطی نمایانگر آن است که سیستم‌های سازمانی می‌توانند بر توانایی افراد در سازمان برای تعامل با دیگران تاثیر بگذارند. این توانایی می‌تواند از ارتباط مستقیم به کمک پست الکترونیک یا بانک‌های اطلاعاتی تا تبادل غیرمستقیم اطلاعات همچون کتاب‌های راهنما [مانند کتاب اول در ایران] متفاوت باشد. این امر بدان معنا است که ارتباط و تعامل بیشتر، عملکرد سازمانی را افزایش خواهد داد. فن‌آوری می‌تواند بر ماهیت و توزیع اطلاعات تأثیر بگذارد. مثلاً، توانایی تبادل اطلاعات مرتبط شغلی با تعداد بیشتری از افراد، می‌تواند باعث شکل‌گیری ارتباطات دیگری گردد.
رویکرد موقعیتی افرادی را در یک گروه قرار می‌دهد که دارای الگوهای ارتباطی مشابهی با دیگران هستند حتی اکر دارای ارتباط مستقیم با یکدیگر نباشند. الگویی ارتباطی یک فرد، نقش او نامیده می‌شود. همه‌ آنانی که نقشی یکسان را بازی می‌کنند، دارای موقعیت‌ها و ساختارهای یکسانی هستند. مثلاً در یک سیستم قضایی، قضات با هم طبقه‌بندی می‌شوند نه به این دلیل که با هم در ارتباط و تعامل هستند (ممکن است چنین هم باشند) بلکه به این دلیل که الگوهای ارتباطی آنها دیگران همچون وکلا، شاکیان، خواندگان، ضابطان دادگستری و مراجعان شبیه به هم است. این امر بدان معنا است که آنها موقعیت‌ها و نقش‌های یکسانی دارند. تجزیه و تحلیل موقعیتی برای توصیف و سنجش اثرات فن‌آوری‌های سازمانی بر نقش‌ها و جایگاه‌های افراد مفید است.
عموماً رویکرد موقعیتی حکایت از آن دارد که فن‌آوری می‌تواند بر نقش‌های فعلی ارتباطی و اجتماعی تاثیر بگذارد. مثلاً آنانی که نقش حفظ اطلاعات را داشته‌اند، حالا متوجه شده‌اند که مردم به راحتی به انواع اطلاعات دسترسی دارند و بنابراین نقش آنها کم‌رنگ شده است. از سوی دیگر، نقش‌های جدید واسطه‌ای بیشتر مورد نیاز هستند. مثلاً، بانک‌های اطلاعاتی نقش چنین واسطه‌هایی را بازی می‌کنند.
نظریه‌ ساختارگرایی حکایت از آن دارد که ساختار، محدود به پروسه است و این پروسه است که ساختار خلق کرده یا آن را سازگار می‌سازد. رویکرد موقعیتی نمایانگر ساختاری برون‌گرا و رویکرد ارتباطی نمایانگر ساختاری درون‌گرا است.
مرزها بر عقاید و باورها تاثیر می‌گذارند. مفهوم کلیدی در قبال مرزها موضوع «اشاعه» است – الگویی که به موحب آن اطلاعات، باورها یا رفتارها منتقل شده و در کل شبکه اشاعه می‌یابند. مثلاً، شرکت‌های مشاوره علاقه‌ زیادی به فن‌آوری‌های نوینی دارند که بر روش‌های جدید مشاوره که در سازمان‌ها اشاعه می‌یابند، تاثیر می‌گذارند.
رفتارها به آزادی عمل یا قدرت عمل می‌پردازد. تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی به سه بعد قدرت می‌پردازد: رتبه، اختیار و فرصت‌طلبی. رتبه نمایانگر جایگاه سلسله‌مراتبی یک فرد است. این امر موید محوریت فرد در شبکه است. اگر هدف از فن‌آوری توسعه‌ سازمان باشد، این شاخص، معیاری مفید برای سنجش آن است. ممکن است سلسله مراتب موجود، محدود به انطباق یا استفاده از فن‌آوری باشد و نشان دهد که چه کسانی بیشترین تأثیر را دارند. اختیار، مؤید آزادی عمل است. هر چه اختیار فرد بیشتر باشد، منابع در اختیار او بیشتر و وابستگی او به دیگران کمتر خواهد بود. فن‌آوری سازمانی می‌تواند عاملی برای توانایی بیشتر برای دستیابی به منابع باشد. نهایتاً، فرصت‌طلبی به معنای توانایی بهره بردن از «حفره‌های» موجود در یک شبکه‌ اجتماعی و برقراری ارتباطاتی است که تاکنون کسی به آنها توجه نکرده است. با سنجش این حفره‌ها در ساختار شبکه‌ اجتماعی، می‌توان درباره‌ تاثیر فن‌آوری بر تبادل اطلاعات در سازمان نتیجه‌گیری کرد.
یک مفهوم برتر در تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی، محوریت است. عاملانی دارای نقش محوری هستند که ارتباطات بیشتری با اعضای شبکه دارند، نقش‌های بیشتری ایفا می‌کنند، در مراتب بالاتر سلسله‌مراتب سازمانی قرار دارند، میزان ارتباطاتشان بیشتر است و حتی با کسانی ارتباط برقرار می‌کنند که دیگران چندان در تعامل با آنان نیستند.


4. برخی نمونه‌ها
در حالی که به طور گسترده‌ای از تجزیه و تحلیل شبکه‌ اجتماعی برای مطالعه‌ سازمان‌های استفاده شده، اما این موضوع توجه اندکی را در حوزه‌ فن‌آوری اطلاعات به خود جلب کرده است. به طور خلاصه، سه مورد از معدود تحقیقات انجام شده بر مبنای شبکه‌ها به شرح زیر هستند:
برکهاردت و براس از تجزیه و تحلیل شبکه‌های اجتماعی برای بررسی تاثیرات سازمانی یک فن‌آوری نوین اطلاعات به ویژه رابطه‌ میان عدم‌قطعیت، قدرت و انطباق با یک سیستم توزیع جدید رایانه‌ای استفاده کردند. آنها استدلال کردند که یک فن‌آوری جدید اطلاعات، عدم‌قطعیت و ابهام را افزایش می‌دهد، باعث افزایش قدرت کسانی می‌شود که با این ابهامات سر و کار دارند و در عین حال نیاز به تعامل در مورد این ابهامات را افزایش داده و بنابراین شبکه‌های ارتباطی را تغییر می‌دهد. آنها دریافتند کسانی که خیلی سریع از این شبکه‌های اجتماعی بهره برده‌اند، توانسته‌اند محوریت و قدرت خود را بیشتر از کسانی توسعه دهند که بعدها به سراغ این شبکه‌های اجتماعی رفتند.
رایس و آیدین از تجزیه و تحلیل شبکه‌های اجتماعی برای بررسی ساز و کاری استفاده کردند که به موجب آن، نگرش افراد در قبال سیستم‌های اطلاعاتی تحت تاثیر نگرش تعامل اجتماعی با دیگران قرار دارد. آنها سه ساز و کار را برای این نزدیکی و تعامل ذکر کردند: ارتباطی، موقعیتی و محیطی. نزدیکی و تعامل ارتباطی و موقعیتی بر اساس مباحث ذکر شده در همین مقاله تعریف می‌شوند اما تعامل محیطی بیانگر یک مکان فیزیکی است. آنها دریافتند که نگرش‌های مربوط به سیستم‌های اطلاعاتی تحت تاثیر موضوعات اجتماعی قرار دارند و تعامل ارتباطی و موقعیتی، تاثیری بیشتر از نقش‌های شغلی و تعامل محیطی دارند.
زاک و مک‌کینی به بررسی این موضوع پرداختنند که چگونه ساختار اجتماعی موجود بر سیستم ارتباطات الکترونیکی یک سازمان تاثیر می‌گذارند. با ترسیم شبکه‌های اجتماعی و شبکه‌های ارتباطات رایانه‌ای برای هر سازمان، آنها توانستند قیاس‌هایی مستقیم را میان شبکه‌ها و میان سازمان‌ها انجام دهند. با مقایسه‌ هر دو شبکه در یک سازمان، آنها دریافتند که ارتباطات رایانه‌ای منعکس‌کننده‌ ساختار سازمانی هستند. آنها با مقایسه‌ شبکه‌ها در سازمان‌های گوناگون دریافتند که ساختار اجتماعی منعکس‌کننده‌ ارتباطاتی آزاد و تعاملی همراه با یک سبک مدیریتی مشارکتی است.




5. نتیجه
در تحقیقی جامع، بیرلی نشان داد که اثرات یک فن‌آوری جدید عمیقاً اجتماعی هستند. این امر نشان می‌دهد که ساختارهای اجتماعی موجود تا چه حد محدود به استفاده از فن‌آوری‌های نوین هستند و چگونه فن‌آوری، ساختار سازمانی را تغییر می‌دهد. نمونه‌های ارایه شده در بخش قبل در مورد کاربرد فن‌آوری اطلاعات، مؤید این نگرش هستند. در بعد ساختاری، سیستم‌های سازمانی هم بر ساختار تعاملات اجتماعی تاثیر می‌گذارند و هم به لحاظ اجتماعی تحت تاثیر این ساختارها قرار دارند. بنابراین، درک تعامل و رابطه‌ میان فن‌آوری اطلاعات و ساختار سازمانی، برای درک کامل تاثیر فن‌آوری‌های سازمانی، الزامی است. اگر ما به دنبال درک تاثیر سیستم‌های اطلاعاتی سازمانی بر شکل و ساختار سازمان‌ها هستیم، باید به الگوهای ارتباطی و جریان اطلاعات توجه ویژه‌ای معطوف نماییم. این امر به ویژه در قبال موضوعات زیر مصداق دارد:

• توصیف سازمان‌های «شبکه‌ای» و تاثیر فن‌آوری اطلاعات بر آنها؛
• سنجش الگوهای ارتباطی و نحوه‌ تاثیرگذاری فن‌آوری اطلاعات بر آنها (به طور مستقیم از طریق فن‌آوری‌های ارتباطی یا به طور غیر مستقیم از طریق دیگر فن‌آوری‌ها)؛
• سنجش تاثیر فن‌آوری‌ها بر تقویت یا اصلاح روابط گوناگون.