חלק גדול מהתהליכים העסקיים שאנחנו נוהגים לבצע, מתבצעים כיום בדרכים אלקטרוניות דרך המייל. אנחנו מעבירים חשבוניות, קבלות ומסמכים אחרים, בין אם ללקוחות, ספקים, בעלי עסקים שאנחנו עובדים איתם, רשויות שונות וכן לעובדים שלנו.
על מנת שנוכל להעביר את המסמך בצורה רשמית וחוקית, מבלי שתהיה בכך בעיה בעתיד, אזי שאנחנו צריכים לספק חתימה דיגיטלית למייל. מדובר בחתימה אשר מוכיחה שאנחנו אלה אשר שלחנו את המסמכים והם באמת שייכים לנו.
צריך להבין, כאשר אנחנו שולחים מסמך מסוים, למשל חשבונית או קבלה, אם הם יגיעו בלי חתימה, אזי שלא נוכל להוכיח שמדובר במסמך שלנו וכן ייתכן מאוד שיהיה ניתן לזייף אותם בקלות. על פי חוק משנת 2004, כל מסמך ממוחשב חייב להגיע עם חתימה דיגיטלית. אפשר להשתמש בחתימה זו על כל מסמך של בית העסק.
חתימה כזו נחשבת לחתימה רגילה לכל עניין ודבר. אי אפשר לזייף אותה ועל כן היא בטוחה הרבה יותר מחתימה רגילה. זו גם הסיבה שבתי עסק פיננסיים, למשל בנקים, מבקשים מהלקוח לספק להם חתימה כזו, כך הם יכולים להעביר לו מסמכים והוא יוכל להחזיר להם, בלי חשש שאכן המסמך חתום בחתימה מזויפת.
כיצד מייצרים חתימה דיגיטלית למייל
ישנן תוכנות ואמצעים שונים, אשר מאפשרים לייצר חתימה כזו, בין אם זה לבית עסק ובין אם זה לאדם פרטי. ניתן לשלב את החתימה בכל מסמך וכאמור גם במיילים רשמיים. את החתימה ניתן להוסיף בצורה פשוטה לפורמט של המסך, וכך בכל פעם שכותבים עליו ושולחים אותו, החתימה כבר מופיעה על גבי המסמך.
חשוב לומר, החתימה יכולה לעבור ממערכת למערכת, ואין צורך לחדש אותה בכל פעם. כמו כן, היא חוסכת הרבה מאוד כסף על הדפסת מסמכים ושימוש במוצרי דפוס שונים.