אחד הסודות להצלחה עסקית הוא עבודה מסודרת, תהליכים עסקיים מאורגנים ומעקב על ביצוע המטלות השונות של כל המשתתפים בהם. זה כולל כמובן את העובדים של העסק, את הלקוחות ואת הספקים. כאשר מדובר בעוסקים פטורים, מדובר בעסקים עם פעילות עסקית מאד מצומצמת. זה גורם לעוסקים פטורים רבים מעט להזניח את כל מה שקשור לארגון נכון של העסק. אז נכון, בעסק מאד קטן ניתן לבצע את המשימות על גבי פנקסים שונים ולהסתמך הרבה גם על הזיכרון. לשיטת הניהול הזו שני חסרונות בולטים:
- לא ניתן יהיה לצמוח מעבר לכמות מצומצמת מאד של עבודה. שבועות או חודשים בהם נכנסת יותר עבודה יגרמו לחוסר סדר ויחייבו הרבה התעסקות עם רישומים פיזיים שצורכים זמן.
- שיטת העבודה עם טפסים מנייר יכולה לגרום לטעויות מאד יקרות. טופס קטן שנעלם בטעות יגרום לאיחור בגביה למשל או אי גביה בכלל. עוסקים פטורים לא מנהלים הנהלת חשבונות דו צדדית ולכן אין להם את מנגנון ההגנה הנוסף הזה מפני השמטה של תשלומי לקוחות.
כיום, ניתן לעבוד ללא תלות בפנקסים או טפסים שונים, באופן יעיל ועלויות נמוכות גם לעוסקים פטורים עם נפח פעילות עסקית קטן. זה מאפשר לאותם עוסקים להתרכז פחות בבירוקרטיה, לקבל עסק מסודר יותר ולהתעסק בקידום העסק והרחבתו.
במאמר הבא נדבר על אפשרות זו ומה היתרונות שלה לעוסקים פטורים.
יתרונות החשבונית הירוקה
בעבר, תוכנות הנהלת חשבונות היו דבר יקר והיו בשימוש רק בעסקים בעלי נפחי פעילות גדולים. עם ההתפתחות בתוכנות שמופעלות על גבי שרתים חיצוניים, התחילו תוכנות אלו להיות נפוצות גם אצל עסקים בינוניים וקטנים. סופו של התהליך הוא שכיום, גם עוסקים פטורים יכולים להרשות לעצמם תוכנות כאלו המנפיקות בין היתר חשבונית ירוקה.
מסמכים דיגיטליים
לפי הוראות רשויות המס, לא ניתן לשלוח מסמכים רשמיים כגון חשבונית או חשבונית מס קבלה אם הם לא מכילים חתימה דיגיטלית. סריקה של מסמך מקור מפנקס חשבוניות ושליחתו בפקס או במייל היא לא קבילה ולא תתקבל על ידי הספק. מערכת המנפיקה חשבונית ירוקה תספק לכם גם שירות של חתימה דיגיטלית. החתימה משתמשת באמצעים טכנולוגים לאימות ומהימנות. לא ניתן לזייף את אותו הטופס והוא מאושר לשליחה בדואר אלקטרוני. כל זה מאפשר לנו שליחה של חיובים וקבלתם אצל הצד השני באופן מידי. החיסכון בעלויות המשלוח בדואר הוא עצום מבחינת כסף וזמן.
מעקב עסקי
מערכת לניהול חשבונות באינטרנט מכילה פונקציות רבות שעוזרות למעקב. ניתן למשל להציג גיול חובות של לקוח מסוים לפי תאריכים. ניתן לראות חיתוכים שונים של הכנסות לפי סוגי עבודה או מוצרים. ניתן לקבל דו"חות רווח בחיתוכים לפי תאריכים ספציפיים ועוד אפשרויות רבות. היכולת הזו למעקב היא חשובה דווקא לעוסק הפטור מכיוון שהיא נותנת לו אפשרות לנתח את ההצלחות וללמוד מהכשלים בכדי להצמיח את העסק הלאה.
גיבוי
לפי החוק, עלינו לשמור מסמכים למשך שבע שנים. זה אומר שבכל רגע נתון יש לנו כעסק תיקיות המכילות שבע שנות עבודה. עוסקים פטורים רבים עובדים ממשרד קטן או אפילו מחדר עבודה ייעודי בבית שלהם. הצורך לשמור כל כך הרבה מסמכים חלל קטן יכול מאד להכביד. חשבונית ירוקה מאפשרת לשמור חלק מהמסמכים באופן מקוון ואף יוצרת לנו גיבויים באופן יעיל ונוח. למרות שהגיבויים נוצרים על שרתי החברה שנותנת שירות, צריך ליצור ולשמור גיבויים מסודרים גם אצלנו.
עבודה מהנייד
הנהלת חשבונות באינטרנט מאפשרת לנו להוציא מסמכים ישירות מהטלפון הנייד. זהו יתרון גדול לעוסק פטור. אותו עוסק עובד באופן עצמאי, ללא עובדים. זה אומר שלעיתים קרובות הוא ימצא בפגישות שונות מחוץ למשרד מבלי שנשאר שם מישהו לתת מענה לצרכי העסק. הכנסת הזמנה מהנייד על עבודה שהתקבלה בשיחה טלפונית למשל, מבטיחה שכל הנתונים נשמרים מייד ושהעבודה לא תישכח.
פרסום אוטומטי
מערכות שונות מציעות את האפשרות להכניס ולעדכן פרסומים שונים בטפסים. זוהי אופציה מעניינת שפותחת אפשרות לפרסום ושיווק ללא עלות נוספת כמעט.
לסיכום, חשבונית ירוקה היא לא רק מחליפה יעילה לעבודה עם טפסים, פנקסים או אפילו תוכנות הנהלת חשבונות מיושנות. חשבונית ירוקה היא שירות שיזניק כל עסק קדימה, בפרט עסק זעיר של עוסק פטור.